The Advisors

   Exista destule motive pentru care directorii executivi ai marilor companii aleg sa isi externalizeze serviciile de management de proiect. Problemele ce apar foarte des in activitatea companiilor ce deruleaza multe proiecte sunt: lipsa de experienta fata de specificul unui anumit proiect, o potentiala lipsa de credibilitate fata de propriile echipe de management de proiect, numarul insuficient al personalului angajat pentru a se ocupa eficient si cu profesionalism de proiectele in desfasurare. Serviciile de management de proiect oferite de firme specializate in acest domeniu pot acoperii aceste dificultati prin implicarea unor profesionisti oferind cele mai bune solutii ca raspuns la problemele cu care se confrunta proiectele respective.

   Va prezentam in continuare sase modalitati prin care externalizarea serviciilor de management de proiect face diferenta intre un proiect de succes si unul cu probleme.

 

   Abordarea problemelor legate de derularea proiectului:

   De multe ori este evident faptul că este necesară o abordare mai buna a managementului de proiect. Frecvent, consultantii de management de proiect sunt implicati in a rezolva diverse aspecte ale proiectului, precum: slaba performanta legata de termenele de timp (termenele impuse fiind ratate), rezultate financiare nesatisfăcătoare (cheltuieli care nu sunt necesare, penalizari, etc.), dinamica echipei disfunctionala (comunicarea slaba, echipa în conflict si dezorientare), dar si alcatuirea dificila a echipei (, barierele lingvistice, parteneriate externe  - multi localizare, etc).

   Prin implicarea unei firme specializate in management de proiect, cu echipe formate si familiarizate deja in lucrul colaborativ, se evita problemele descrise mai sus, serviciile furnizate ajutand directorii in a determina cum să concentreze mai eficient resursele pe care le au la dispoziție. Ele pot ajuta, de asemenea la păstrarea integritatii rezultatelor proiectului prin asigurarea că problemele sunt identificate în timp util iar rezultatele sunt finalizate in termenele stabilite initial . Aceste instrumente și soluții de suport  ajuta la imbunatatirea derularii generale a proiectului, permițând în același timp echipelor de proiect sa lucreze mai eficient.

 

   Completarea lacunelor in ceea ce priveste expertiza echipei de proiect deja implicate in derularea proiectului:

   Proiectele sunt uneori lansate fără a tine cont de expertiza și experiența echipelor de proiect care lucrează pe ele. De asemenea, un proiect caracterizat prin unicitate si complexitate mare, poate fi o preocupare semnificativă chiar și pentru cele mai experimentate echipe. În cele din urmă, este posibil sa nu existe competenta de management de proiect necesara pentru a conduce cu succes proiectul catre sfarsit. În aceste cazuri, o firma de consultanta de management de proiect poate furniza expertiza necesară  in a dirija derularea proiectul spre un rezultat de bun.

 

   Furnizarea de rapoarte avansate de analiza a stadiului proiectului catre conducerea companiei:

   În multe cazuri, managementul superior are dificultati in evaluarea performantei proiectului și implicit de a lua  cele mai bune decizii, din cauza lipsei de vizibilitate a informatiilor cheie din cadrul desfasurarii activitatii proiectului. O firma de consultanta de management de proiect poate furniza rapoartele necesare in urma unei analize detaliate dotand manageri cu informații cheie privind obstacolele viitoare, posibile capcane de proiect, si potentiale constrângeri de resurse. Când acest tip de informatii este încorporat ca parte a unei abordări mai cuprinzătoare de management de proiect, consultantul poate transforma datele standard de proiect de la un instantaneu reactiv de informatii istorice într-un instrument de analiză predictivă, ceea ce deschide drumul catre atingerea scopului proiectului.

 

   Stabilirea unei abordări proactive:

   Multe proiecte, în mod implicit, sunt gestionate folosind o abordare reactivă la rezolvarea problemelor. Acest stil de management de proiect creează un mediu în care "stingerea incendiilor" este activitatea de baza si atentia echipei de proiect este concentrata doar asupra rezolvarii ultimei probleme aparute.. O abordare proactivă de management de proiect permite echipelor de proiect sa identifice obstacolele mai devreme în cadrul proiectului, si astfel sa permita luarea unor decizii mai bune și să ofere solutii mai eficiente. Prin implementarea unei combinatii intre actiuni de instruire in procesul de management de proiect, consultanta  si instrumente avansate de management, o firma de consultanta poate stabili un sistem de avertizare timpurie, care sa ofere un instrument de management de perspectivă pentru a asigura finalizarea proiectului in termenele initial prevazute.

 

   Asigurarea succesului proiectului:

   Unele proiecte sunt atât de importante pentru succesul unei organizații astfel incat esecul nu este o optiune. În unele cazuri, un proiect executat foarte prost in trecut, determina conducerea companiei sa se asigure ca viitoarele proiecte vor avea mai mult succes. O firma de consultanta de management de proiect poate ajuta în acest scenariu, implementand  instrumente avansate de evaluare si de reducere a riscului precum si de furnizarea a unui control drastic al respectarii planificarii stabilite in cadrul executiei proiectului.

 

   Soluții de sprijin pe termen scurt:

   Lipsa de personal calificat pentru a derula un proiect de mare complexitate si anvergura este o preocupare permanentă pentru multe organizatii. Angajarea și formarea de resurse umane cu normă întreagă în labirintul unei abordări avansate de management de proiect poate necesita mai mult timp decât este la dispozitie. Firmele de consultanță în management de proiect pot umple golul dintre nevoia imediată de sprijin de management de proiect și capacitătile curente ale organizatiei.

 

   Concluzie:

   Firmele de consultanță în management de proiect aduc o combinație de experientă, cunostinte si instrumente avansate care nu sunt disponibile în cele mai multe organizatii. Prin combinarea acestor capacităti cu o întelegere a celor mai bune practice si metode de management de proiect  este usor de remarcat modul în care beneficiile realizate prin externalizarea serviciilor de management de proiect si angajarea unei firme de consultanta depasesc costurile astfel implicate.